הקדמה
הסתייעות בקבלני משנה הפכה לאסטרטגיה עסקית נפוצה ומועילה עבור עסקים רבים. היא מאפשרת גמישות, שמירה על מענה מהיר ללקוחות באמצעות אחרים, גישה למומחיות ספציפית, ולעיתים קרובות גם חיסכון בעלויות. עם זאת, על מנת להבטיח מערכת יחסים עסקית מוצלחת ובשאיפה עם כמה שפחות הפתעות, ניסוח הסכם התקשרות ברור ומקיף הוא קריטי. יש להקדים מחשבה לכתיבה, ולשקול לשם מה נדרש הסכם ואיזו תכלית הוא בא לשרת. אם הוחלט, אזי הסכם שכזה מהווה את הבסיס המשפטי והמעשי לשיתוף הפעולה בין שני הצדדים. כאשר כל צד יודע מה הזכויות והחובות שלו, ושני הצדדים נכונים לקיים את מה שכתבו, ההסתברות לבעיות פוחתת ולא פחות חשוב, גם שמתעוררת בעיה היא יכולה לקבל ככלל מענה שסוכם מראש. במאמר זה נסקור שיקולים מרכזיים שיש לקחת בחשבון בעת ניסוח הסכם עם קבלן משנה כפי שמתעוררים בפרקטיקה. משרדנו שעוסק בייעוץ משפטי לאנשים עסקים וחברות עסקיות אסף במהלך השנים מספר תובנות מרכזיות בנושא.
- הגדרת הצדדים ומהות ההתקשרות
בראש ובראשונה, חשוב להגדיר באופן ברור ומדויק את זהות הצדדים להסכם – העסק המזמין (הקבלן הראשי) וקבלן המשנה. למשל האם זה עוסק או חברה. מי המורשה לחתום וכיו"ב. כמו כן, חשוב לתאר את מהות ההתקשרות והמטרות העסקיות של שיתוף הפעולה. האם מדובר בהסכם כללי שמדבר על אפשרות לעבודה משותפת בעתיד או מתייחס לפרויקט ספציפי ; האם מדובר במתן שירותים מתמשכים, או בייצור מוצרים/מתן שירותים מסוימים? הגדרה ברורה של הציפיות ההדדיות יכולה לחסוך אי-הבנות בהמשך הדרך.
- היקף העבודה והשירותים
זהו אחד הסעיפים החשובים ביותר בהסכם. רצוי לפרט באופן מדויק ככל הניתן את היקף העבודה שקבלן המשנה נדרש לבצע בגוף ההסכם או בנספח נלווה. בהקשר זה, יש לשקול גם האם רוצים לשמור על גמישות והאם יש צפי להרחבת השירותים/המוצרים.
הסכם עם קבלן משנה עשוי לכלול בין השאר:
- תיאור מפורט של השירותים או המוצרים: מה בדיוק קבלן המשנה יספק ומה יהיה באחריותו.
- אבני דרך ותוצרים: חלוקת הפרויקט לשלבים ברורים עם תוצרים מדידים.
- סטנדרטים ואיכות: הגדרת רמת האיכות הנדרשת מהעבודה.
- דיווח ותקשורת: קביעת נהלי ומגנוני דיווח ותדירותם, וערוצי התקשורת בין הצדדים בשטח (ובמילים אחרות איך הממשק המשותף יתבצע).
- תמורה ותנאי תשלום
היבט חיוני נוסף הוא קביעת התמורה שיקבל קבלן המשנה עבור עבודתו, ותנאי התשלום. יש להגדיר:
- גובה התמורה: האם מדובר בסכום קבוע, תשלום לפי שעה, או תשלום המבוסס על תוצרים? האם מדובר במחיר פיקס או במחיר שמתעדכן וכיו"ב.
- לוחות זמנים לתשלום: מתי ובאילו מועדים יבוצעו התשלומים.
- תנאי תשלום: האם התשלום מותנה בהשלמת אבני דרך מסוימות או באישור הלקוח או גם וגם ?
- הוצאות: מי אחראי לנשיאה בהוצאות נלוות (נסיעות, חומרים, שינוע, שמירה וכו')?
- מנגנון תשלום: אופן ביצוע התשלום (העברה בנקאית, המחאה וכו').
- קניין רוחני וסודיות
בעידן המודרני, נושא הקניין הרוחני והסודיות ראויים להתייחסות מתאימה. בדרך כלל יוסדר באופן ברור:
- בעלות על קניין רוחני: מי יהיה הבעלים של התוצרים, הפיתוחים, והידע שייווצרו במהלך ההתקשרות.
- רישיונות שימוש: האם קבלן המשנה רשאי להשתמש בקניין הרוחני של העסק על בסיס רישיון קצוב, ולהיפך?
- סודיות: הגדרת מידע סודי וחובת שמירת הסודיות על ידי שני הצדדים. יש לכלול התחייבות לאי-שימוש במידע סודי למטרות אחרות ולאי-גילויו לצדדים שלישיים למשך תקופה שתוגדר בהסכם.
- אחריות וביטוח
חשוב להגדיר את תחומי האחריות של כל צד במקרה של נזקים, טעויות, או הפרות. כדאי לכלול:
- חלוקת אחריות: מי אחראי לנזקים ישירים ועקיפים שעלולים להיגרם.
- שיפוי: התחייבות של צד אחד לשפות את הצד השני במקרה של תביעות או נזקים כתוצאה ממעשיו או מחדליו.
- ביטוח: דרישה מקבלן המשנה להחזיק בביטוחים רלוונטיים (אחריות מקצועית, צד ג' וכו') בהיקף ובכיסויים הנדרשים ביחס למהות העבודות/השירותים/ההסכם.
היבטים אלה רלוונטיים במיוחד כאשר אנחנו עושים ייצוג בהסכמי שכירות במרכזים מסחריים אשר היבטי ביטוח הם היבט מרכזי בסיכונים שיש לגדר..
- יחסי עובד-מעביד
יש להדגיש באופן מפורש בין השאר כי ההתקשרות עם קבלן המשנה אינה יוצרת יחסי עובד-מעביד. קבלן המשנה פועל כגורם עצמאי ואחראי לתשלומי המיסים והביטוח הלאומי שלו ביחס לעצמו וביחס לעובדיו. הדבר חיוני למניעת תביעות עתידיות מצד קבלן המשנה ו/או מי מטעמו להכרה ביחסי עבודה.
- תקופת ההתקשרות וסיומה
יש לקבוע את תקופת ההתקשרות וכן את התנאים לסיום ההסכם, הן במועד שנקבע מראש והן במקרים של סיום מוקדם. יש לכלול:
- מהי תקופת ההתקשרות: האם לזמן קצוב או לזמן בלתי קצוב או לתקופה מתחדשת ומהו אותו פרק זמן.
- תנאים לסיום מוקדם: באילו מקרים כל צד רשאי לסיים את ההסכם לפני המועד המתוכנן (למשל, הפרת ההסכם, אי-עמידה בלוחות זמנים, אי-שביעות רצון מהתוצרים, סיום רצוני)?
- הודעה מוקדמת: קביעת פרק הזמן הנדרש למתן הודעה מוקדמת על סיום ההתקשרות.
- השלכות סיום ההסכם: מהן ההשלכות הכספיות והאחרות של סיום ההסכם (החזרת ציוד/תוכנה, מסירת תוצרים, העברת קניין רוחני וכו'). לעיתים הניסיון מלמד כי אחד הצדדים נוטה להתנות את הסיום בכל מיני תנאים ובפרט גמר חשבון ולכן צריך להיות ערים לכך.
- יישוב סכסוכים
מומלץ לקבוע מראש מנגנון ליישוב סכסוכים שעלולים להתעורר בין הצדדים. ניתן למשל לקבוע כי סכסוכים ייפתרו באמצעות אחת או יותר מהדרכים הבאות:
- משא ומתן: ניסיון לפתור את הסכסוך באופן ישיר בין הצדדים או באי כוחם.
- גישור: פנייה למגשר מוסכם שיסייע לצדדים להגיע להבנות. גישור מותנה בהסכמת הצדדים וככלל אין סמכות למגשר להכריע בסכסוך.
- בוררות: העברת הסכסוך להכרעתו של בורר.
- בית משפט: ניתן למשל לקבוע סמכות מקומית (גיאוגרפית) של בית המשפט המוסמך.
- הוראות כלליות
בנוסף לסעיפים המרכזיים, בד"כ כוללים בהסכם הוראות כלליות נוספות, כגון:
- הדין החל: קביעת הדין שיחול על ההסכם (בדרך כלל, הדין הישראלי).
- כתובות למסירת הודעות: הגדרת הכתובות הרשמיות של הצדדים למשלוח הודעות. בניגוד לפורמט השגור, רצוי לשאול את הצדדים באלו ערוצים הם באמת מתקשרים – ווטסאפ, מייל וכו'.
- איסור המחאת זכויות וחובות: הגבלת האפשרות של צד להעביר את זכויותיו או חובותיו על פי ההסכם לצד שלישי ללא הסכמת הצד השני. כשעושים עסקים עם צד מסוים רוצים לעיתים לוודא שאותו צד נשאר בתמונה ולא מעביר זכויות ללא אישור הצד השני. הדבר מקבל משנה תוקף ככל שמדובר בהסכם למתן שירותים אישיים ורגישים יותר.
- שלמות ההסכם: הצהרה כי ההסכם מהווה את מלוא ההסכמות בין הצדדים ומבטל כל הסכמה קודמת ושלא יינתן תוקף לכל שינוי אלא אם ייעשה בכתב.
סיכום
ניסוח הסכם התקשרות עם קבלן משנה הוא תהליך חשוב הדורש מחשבה מקדימה, הבנת העסק ואיך הוא עובד, מה חשוב לו ותשומת לב לפרטים. הסכם ברור, מקיף, ומותאם לצרכים הספציפיים של העסק ושל מושא ההתקשרות עם קבלן המשנה, יסייע להבטיח שיתוף פעולה פורה, ימנע אי-הבנות וסכסוכים, ויצמצם בעיות. מומלץ בחום להיוועץ בעורך דין המתמחה בתחום המסחרי על מנת לוודא שההסכם מנוסח כראוי ועונה על הדרישות.
האמור לעיל מהווה מידע כללי בלבד ואינו מהווה תחליף לייעוץ משפטי פרטני, אותו נשמח להעניק בהתאם לנסיבות הספציפיות של כל מקרה.
